Voorbereiden op de registratie (van de trust of soortgelijke juridische constructie en de betrokken UBO's)
Als trustee moet u de trust of soortgelijke juridische constructie en de UBO's hiervan registreren in het UBO-register trusts. U kunt zich voorbereiden met onderstaande informatie, zodat u uw registratie in één keer kunt afronden.
Over welke personen staat er informatie in het UBO-register trusts ?
In het UBO-register trusts staat informatie over de UBO’s van een trust of soortgelijke juridische constructie. Daaronder valt ook de trustee of degene die in een soortgelijke juridische constructie een vergelijkbare positie heeft als een trustee in een trust.
Wie doet de registratie?
De registratie kan gedaan worden door de trustee van een trust of degene die in een soortgelijke juridische constructie (FGR) een vergelijkbare positie heeft als een trustee in een trust. In het geval van een FGR is het aan de FGR om zelf te bepalen wie binnen de FGR een vergelijkbare rol heeft als een trustee in een trust. De beheerder in een soortgelijke juridische constructie (FGR) heeft een vergelijkbare positie als een trustee binnen een trust. Dit is niet alleen voorbehouden aan de juridische eigenaar. Het is ook mogelijk dat de beheerder de registratie kan doen. In geval van een FGR zal wel altijd een juridische eigenaar geregistreerd moeten worden. De trustee/juridische eigenaar/beheerder is ook een UBO van de trust. De UBO’s van de trust moeten de trustee/juridische eigenaar/beheerder alle nodige informatie aanleveren zodat deze de registratie kan doen.
Registratie met gebruik van een volmacht
Indien het noodzakelijk is dat iemand anders de registratie doet, namens de registratieplichtige (trustee/juridische eigenaar), kan een volmacht hiervoor worden verleend.
Hierbij gelden een aantal uitgangspunten en voorwaarden. In de veelgestelde vragen worden deze verder toegelicht.
Wat heb ik als trustee nodig om de trust of soortgelijke juridische constructie en de UBO’s daarvan te registreren?
Als trustee heeft u nodig:
- uw eigen DigiD inloggegevens;
- een mobiele telefoon met de DigiD app met gekoppeld ID-bewijs
- documenten die betrekking hebben op de trust of soortgelijke juridische constructie die u gaat registreren zoals (trust)akten of vergelijkbare overeenkomsten;
- de geldige identiteitsbewijzen (scans/kopieën), persoons- en adresgegevens, e-mailadressen en Burgerservicenummers of andere persoonsidentificatienummers van alle UBO’s (dus ook die van uzelf).
Let op: u kunt de trust en UBO's alleen registreren door gebruik te maken van een desktop, laptop of tablet. U kunt zich niet registreren via een mobiele telefoon.
Identiteitsbewijzen
De volgende type identiteitsbewijzen zijn toegestaan:
- Nederlands of buitenlands paspoort;
- Nederlandse identiteitskaart;
- EER identiteitskaart.
Let op: rijbewijzen worden niet geaccepteerd.
Bij het uploaden van een scan van een identiteitsbewijs moet u in ieder geval rekening houden met de volgende eisen:
- Het ID-bewijs mag niet verlopen zijn;
- De scan van het ID-bewijs moet in kleur zijn;
- De scan van het ID-bewijs moet goed leesbaar zijn en van goede kwaliteit (minimaal 300 dpi);
- De foto mag niet afgeplakt zijn;
- De MRZ (machine readable zone) op het ID-bewijs moet goed leesbaar zijn.
Meer informatie over het goed uploaden van een identiteitsbewijs leest u in de instructie.
Wie zijn de UBO’s van een trust of soortgelijke juridische constructie?
Tot de UBO’s van een trust of soortgelijke juridische constructie rekenen we de volgende natuurlijke personen:
- de oprichter(s) van de trust of soortgelijke juridische constructie;
- de trustee(s) van de trust of degene(n) die in een soortgelijke juridische constructie een vergelijkbare positie heeft/hebben als een trustee in een trust;
- de eventuele protector(s) van de trust of soortgelijke juridische constructie;
- de begunstigden of – in specifieke gevallen – de groep van personen in wier belang de trust of soortgelijke juridische constructie hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is;
- elke andere natuurlijke persoon die door directe of indirecte eigendom of via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de trust of soortgelijke juridische constructie.
Registreren van informatie over de trust of soortgelijke juridische constructie
Als trustee moet u de volgende informatie over de trust of de soortgelijke juridische constructie registreren:
- de naam van de trust of soortgelijke juridische constructie en afschriften van documenten waaruit dit blijkt;
- het type trust of soortgelijke juridische constructie en afschriften van documenten waaruit dit blijkt;
- de datum waarop de trust of soortgelijke juridische constructie tot stand is gekomen en afschriften van documenten waaruit dit blijkt;
- de plaats waar de trust of soortgelijke juridische constructie tot stand is gekomen en afschriften van documenten waaruit dit blijkt; en
- het doel of de doelen waarvoor de trust of soortgelijke juridische constructie tot stand is gebracht en afschriften van documenten waaruit dit blijkt.
Daarnaast dient in het register de volgende informatie te worden geregistreerd over de UBO’s van de trust of de soortgelijke juridische constructie:
- de naam, de geboortedag, de geboortemaand, het geboortejaar, de geboorteplaats, het geboorteland, het woonadres, de woonstaat en de nationaliteit van iedere UBO en afschriften van documenten op grond waarvan deze gegevens zijn geverifieerd;
- het Burgerservicenummer (BSN) van iedere UBO, indien dat aan de UBO is toegekend en afschriften van documenten op grond waarvan deze gegevens zijn geverifieerd;
- het persoonsidentificatienummer van een ander land dan Nederland waarvan de UBO ingezetene is, indien dat door zijn woonstaat aan hem is toegekend en afschriften van documenten op grond waarvan deze gegevens zijn geverifieerd;
- het e-mailadres van iedere UBO;
- de aard en omvang van het door iedere UBO gehouden economische belang en afschriften van documenten waaruit dit blijkt.
Registreren van een entiteit/rechtspersoon als participant (begunstigde)
In de situatie dat een entiteit/rechtspersoon een participant (begunstigde) is van een trust/FGR en die entiteit hoger leidinggevend personeel als UBO heeft geregistreerd in het UBO register voor vennootschappen en andere juridische entiteiten (ook bekend als pseudo UBO) dan dient u deze UBO als natuurlijk persoon te registreren met de volgende twee vormen van betrokkenheid:
1) Met betrokkenheid ‘participant’ en met belang ‘0 % - 25%’
2) Met betrokkenheid ‘Anders’ met omschrijving ‘hoger leidinggevend personeel van een entiteit die participant is’.
Registreren van een groep begunstigden
In bepaalde gevallen mag in plaats van de individuele begunstigden, de groep van personen in wier belang de trust of soortgelijke juridische constructie hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is, worden geregistreerd. Daarbij geldt onder andere de eis “dat wordt aangeboden aan honderdvijftig personen of meer”. Hiermee wordt bedoeld dat indien de te registreren of geregistreerde soortgelijke juridische constructie een fonds voor gemene rekening is dat wordt aangeboden aan honderdvijftig personen of meer en wordt beheerd door een beheerder waaraan een vergunning als bedoeld in artikel 2:65 of artikel 2:69b, eerste lid, van de Wet op het financieel toezicht is verleend, mag worden volstaan met het registreren van de groep van natuurlijke personen in wier belang dit fonds voor gemene rekening hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is.
Met de eis “dat wordt aangeboden aan honderdvijftig personen of meer” wordt bedoeld dat het hier niet mag gaan om fondsen die vallen onder het zogeheten light regime van artikel 2:66a van de Wet op het financieel toezicht. Daarbij is het aantal personen waaraan wordt aangeboden relevant, niet het aantal uiteindelijke deelnemers in het fonds. Het is goed om op te merken dat hier geen andere toets wordt gehanteerd dan in het kader van de Wet op het financieel toezicht. Daarom geldt ook hier dat een aanbod via een website wordt geacht te zijn gericht aan meer dan honderdvijftig personen. Het is aan de registratieplichtige om aan te tonen dat wordt voldaan aan de vereisten voor het mogen registreren van de groep van personen in wier belang het fonds voor gemene rekening hoofdzakelijk opgericht of werkzaam is. Dat geldt dus – in lijn met artikel 2:66a van de Wet op het financieel toezicht - ook ten aanzien van de eis dat het fonds wordt aangeboden aan honderdvijftig personen of meer. Als het fonds onder het light regime van de Wet op het financieel toezicht valt, mag niet worden volstaan met het registreren van de groep van begunstigen en moet dus iedere individuele begunstigde geregistreerd worden.
Afschermen van gegevens
Het is alleen mogelijk om de persoonsgegevens van een UBO af te schermen wanneer aan één van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De UBO is minderjarig.
- De UBO is handelingsonbekwaam (de UBO staat onder curatele of bewindvoering).
- De UBO staat onder overheidsbescherming/politiebescherming.
Bij het registreren van de UBO gegevens kan een verzoek tot afscherming worden ingediend. Daarvoor kunt u als trustee de optie ‘afschermen’ aanvinken. In afwachting van de beoordeling van het verzoek worden de gegevens direct afgeschermd. Ook kan op een later moment (na de initiële registratie) een dergelijk verzoek worden ingediend. U gaat dan, nadat u bent ingelogd naar 'bewerken UBO gegevens', daar selecteert u de UBO en vinkt u de optie 'afschermen' aan. Vervolgens wordt het verzoek tot afschermen beoordeeld. Let op: kiest u ervoor om op een later moment een UBO af te schermen, houd er dan rekening mee dat de gegevens van de UBO tot het moment van afschermen te raadplegen zijn.
Wanneer blijkt dat er niet aan één van de voorwaarden wordt voldaan, wordt besloten dat de afscherming onterecht is. Tegen dit besluit kan bezwaar worden gemaakt door de UBO. Gedurende de behandeling van een bezwaar (of beroep) blijven de gegevens afgeschermd. De afscherming wordt pas ongedaan gemaakt wanneer het besluit onherroepelijk is.
Geregistreerd en bewijs van registratie
Wanneer door de trustee alle benodigde gegevens zijn ingevoerd en de benodigde documenten succesvol zijn geüpload, wordt de registratie direct verwerkt. Van de registratie ontvangen alle UBO's een bevestigingsbrief (besluit) met vermelding van hun eigen persoonsgegevens die de trustee van de UBO heeft geregistreerd in het UBO-register trusts.
Wanneer de UBO gebruikmaakt van MijnOverheid Berichtenbox, kan de UBO daar aangeven de correspondentie inzake het UBO-register trusts digitaal te willen ontvangen. De UBO ontvangt dan deze bevestigingsbrief in MijnOverheid Berichtenbox.
Wordt door de UBO geen gebruik gemaakt van MijnOverheid Berichtenbox, dan wordt naar het opgegeven e-mail adres een bericht gestuurd om via het UBO berichtenportaal de bevestigingsbrief op te kunnen halen. Wanneer het niet mogelijk is een bericht digitaal af te leveren dan wordt naar het opgegeven woonadres van de UBO een brief per post verzonden.
MijnOverheid Berichtenbox
Maak gebruik van MijnOverheid Berichtenbox voor al uw communicatie met het UBO-register trusts. Activeer uw MijnOverheid Berichtenbox en maak gebruik van veilige, digitale communicatie met de Rijksoverheid.
De benodigde instellingen hiervoor kiest u op de pagina 'Instellingen' op de website van MijnOverheid. In de lijst ‘Organisaties Berichtenbox’ selecteert u ‘Ministerie van Financiën (voorziening UBO-register trusts).
Na registratie van de trust of soortgelijke juridische constructie ontvangt u als UBO uw berichten in de MijnOverheid Berichtenbox.