Veelgestelde vragen
Antwoorden op uw vragen over onder andere registreren, UBO's en privacy kunt u op deze pagina terugvinden.
Heeft u een andere vraag, neem dan contact met ons op via het contactformulier.
Top 3 meestgestelde vragen
De registratieplicht rust op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder zelf. Het is echter voor trustees/juridische eigenaren/beheerders mogelijk om een ander een volmacht te geven op grond waarvan deze ander namens de volmachtgever de registratie kan verzorgen, mits:
(a) de trustee/juridische eigenaar/beheerder beschikt over een BSN en is ingeschreven op een Nederlands adres of beschikt over een (geactiveerde) non-EU trustee account;
(b) de gevolmachtigde beschikt over een Nederlandse DigiD;
(c) de volmacht schriftelijk is verleend;
(d) een afschrift van de (originele) volmacht wordt geregistreerd; en
(e) de gevolmachtigde wordt geregistreerd als een betrokkene (géén UBO), met betrokkenheid ‘gevolmachtigde’ en een afschrift van een (geldig) identiteitsdocument van de gevolmachtigde wordt gebruikt.
De persoonsgegevens en de hierboven onder (e) bedoelde afschriften van een gevolmachtigde worden uitsluitend gebruikt voor ondersteuning van het registratieproces en worden niet aan derden verstrekt. Het afschrift van een (geldig) identiteitsdocument van de gevolmachtigde wordt alleen gebruikt voor de ondersteuning van het registratieproces en daarna verwijderd.
De hierboven onder (d) bedoelde afschrift wordt in alle gevallen als een trustdocument beschouwd. Dit betekent dat alleen bevoegde autoriteiten zoals opgenomen in het Implementatiebesluit, toegang hebben tot dit document.
Het is goed om te benadrukken dat ook bij een volmachtverlening de registratieplicht op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder blijft rusten en dus ook de verantwoordelijkheid voor de naleving van die verplichting. Dat geldt ook ten aanzien van andere verplichtingen die op grond van wet- en regelgeving met betrekking tot dit register op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder rusten.
Het verlenen van een volmacht voor het verzorgen van de registratie van een trust of een soortgelijke juridische constructie en de uiteindelijk belanghebbenden daarvan betekent niet dat de trustee/juridisch eigenaar/beheerder zelf niet langer een uiteindelijk belanghebbende is; de volmachtverlening betekent niet dat de gevolmachtigde als trustee/juridische eigenaar/beheerder geregistreerd mag worden. De gevolmachtigde moet met betrokkenheid ‘gevolmachtigde’ worden geregistreerd.
De registratieplicht geldt sinds 1 november 2022. Omdat de registratieplicht nieuw was, werd eenmalig een overgangsperiode gehanteerd. Deze overgangsperiode is inmiddels afgelopen. Sinds 1 april 2023 geldt dat u binnen een week aan de registratieplicht moet voldoen.
Nee, het raadplegen van gegevens is op dit moment niet mogelijk.
Vragen over registreren
Wanneer een rechtspersoon/ entiteit een participant (begunstigde) is een FGR/trust dan kunnen de volgende situaties zich voordoen:
A). In het geval dat een rechtspersoon/entiteit een participant (begunstigde) is van een FGR/trust dan dienen de natuurlijke person(en) die als begunstigde(n) van deze rechtspersoon/entiteit is/ zijn geregistreerd in het UBO-register voor vennootschappen ook als participant (begunstigde) te worden geregistreerd in het UBO-register voor trusts.
De betreffende natuurlijke person(en) dienen geregistreerd te worden met de volgende vorm van betrokkenheid:
1) Betrokkenheid ‘Participant’ met corresponderende belang (0 % - 25% ; 26 % - 50% ; 51% - 75% ; 76% - 100%)
B). In het geval dat een rechtspersoon/entiteit een participant (begunstigde) is van een FGR/trust en van die rechtspersoon het hoger leidinggevend personeel als UBO is geregistreerd in het UBO-register voor vennootschappen (ook bekend als pseudo UBO) dan dient u deze (pseudo) UBO als natuurlijk persoon te registreren met de volgende twee vormen van betrokkenheid:
1) Met betrokkenheid ‘Participant’ en met belang ‘0 % - 25%’
2) Met betrokkenheid ‘Anders’ met omschrijving ‘hoger leidinggevend personeel van een entiteit die participant is’.
C). In het geval dat een rechtspersoon/entiteit een participant (begunstigde) is van een FGR/trust maar van die rechtspersoon zijn geen UBO’s als begunstigde geregistreerd in het UBO-register voor vennootschappen dan dient u van de rechtspersoon het hoger leidinggevend personeel als natuurlijk persoon te registreren met de volgende twee vormen van betrokkenheid:
1) Met betrokkenheid ‘Participant’ en met belang ‘0 % - 25%’
2) Met betrokkenheid ‘Anders’ met omschrijving ‘hoger leidinggevend personeel van een entiteit die participant is’.
In de situatie dat een rechtspersoon een juridische eigenaar/beheerder is van een FGR/trust, dan dient de wettelijke vertegenwoordiger van die rechtspersoon geregistreerd te worden met de volgende 2 vormen van betrokkenheid:
1) Met betrokkenheid 'juridische eigenaar’ of ‘beheerder' (afhankelijk van de situatie).
2) Met betrokkenheid 'Anders' met omschrijving: wettelijke vertegenwoordiger van juridische entiteit X.
Wie wettelijk vertegenwoordigingsbevoegd is kan bijvoorbeeld volgen uit de statuten van de rechtspersoon en het Handelsregister.
De registratieplicht rust op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder zelf. Het is echter voor trustees/juridische eigenaren/beheerders mogelijk om een ander een volmacht te geven op grond waarvan deze ander namens de volmachtgever de registratie kan verzorgen, mits:
(a) de trustee/juridische eigenaar/beheerder beschikt over een BSN en is ingeschreven op een Nederlands adres of beschikt over een (geactiveerde) non-EU trustee account;
(b) de gevolmachtigde beschikt over een Nederlandse DigiD;
(c) de volmacht schriftelijk is verleend;
(d) een afschrift van de (originele) volmacht wordt geregistreerd; en
(e) de gevolmachtigde wordt geregistreerd als een betrokkene (géén UBO), met betrokkenheid ‘gevolmachtigde’ en een afschrift van een (geldig) identiteitsdocument van de gevolmachtigde wordt geregistreerd.
De persoonsgegevens en de hierboven onder (e) bedoelde afschriften van een gevolmachtigde worden uitsluitend gebruikt voor ondersteuning van het registratieproces en worden niet aan derden verstrekt.
De hierboven onder (d) bedoelde afschrift wordt in alle gevallen als een trustdocument beschouwd. Dit betekent dat alleen bevoegde autoriteiten zoals opgenomen in het Implementatiebesluit, toegang hebben tot dit document.
Het is goed om te benadrukken dat ook bij een volmachtverlening de registratieplicht op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder blijft rusten en dus ook de verantwoordelijkheid voor de naleving van die verplichting. Dat geldt ook ten aanzien van andere verplichtingen die op grond van wet- en regelgeving met betrekking tot dit register op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder rusten.
Het verlenen van een volmacht voor het verzorgen van de registratie van een trust of een soortgelijke juridische constructie en de uiteindelijk belanghebbenden daarvan betekent niet dat de trustee/juridisch eigenaar/beheerder zelf niet langer een uiteindelijk belanghebbende is; de volmachtverlening betekent niet dat de gevolmachtigde als trustee/juridische eigenaar/beheerder geregistreerd mag worden. De gevolmachtigde moet met betrokkenheid ‘gevolmachtigde’ worden geregistreerd.
De registratieplicht geldt sinds 1 november 2022. Omdat de registratieplicht nieuw was, werd eenmalig een overgangsperiode gehanteerd. Deze overgangsperiode is inmiddels afgelopen. Sinds 1 april 2023 geldt dat u binnen een week aan de registratieplicht moet voldoen.
Om de trust of soortgelijke juridische constructie en de UBO’s hiervan te kunnen registreren heeft u het volgende nodig:
Uw ID-bewijs, de ID-bewijzen, adresgegevens, BSN of ander persoonsidentificatienummer en e-mailadressen van de UBO’s, uw DigiD inloggegevens en het trust document/akte.
Houd de volgende gegevens van uzelf en de UBO’s bij de hand, wanneer u de gegevens van de trust of soortgelijke juridische constructie en UBO’s gaat registreren in het register:
Van de UBO’s: de volledige naam, geboortedag, geboortemaand, geboortejaar, geboorteplaats, geboorteland, nationaliteit, woonadres, woonplaats, BSN of ander persoonsidentificatienummer, e-mailadres en de rol van elke UBO in de trust.
Van de trust of soortgelijke juridische constructie: de naam, het type, de datum waarop deze tot stand is gekomen, plaats van oprichting, het doel waarvoor deze tot stand is gebracht en afschriften van documenten op grond waarvan de gegevens zijn geverifieerd en blijken.
Nadat u de gegevens van de trust of soortgelijke juridische constructie en de UBO's hiervan heeft ingevoerd, krijgen alle UBO’s een brief (digitaal of per post) met een formeel besluit, waarin de gegevens staan van de UBO en de trust of soortgelijke juridische constructie waar de UBO aan is gekoppeld.
Als u alle gegevens volledig heeft ingevoerd en de gevraagde documenten heeft geüpload, wordt uw registratie direct verwerkt.
Nee, dit is alleen mogelijk als de registratie (of mutatie) de status 'afgehandeld' heeft.
Dit kan in sommige gevallen 24 uur duren. Ziet u bij de status van een registratie (of mutatie) 'registratie beschikt' staan, dan betekent dit dat aanpassen van de gegevens op dat moment niet mogelijk is.
Als u de trust of soortgelijke juridische constructie en UBO's niet registreert, kunnen er sancties opgelegd worden zoals bijvoorbeeld een boete.
Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst is verantwoordelijk voor de handhaving. KVK kan geen uitspraken doen over de gevolgen van het niet op tijd doorgeven van uw trust of soortgelijke juridische constructie en UBO's.
Bent u als trustee niet woonachtig in de EU en wilt u de trust of soortgelijke juridische constructie en de UBO’s hiervan registreren, dan dient u een account aan te vragen waarmee u kunt inloggen. Voor het aanvragen van een account kunt u op deze website een aanvraagformulier (PDF) downloaden. U dient dit formulier uit te printen, in te vullen en op te sturen naar het volgende adres:
KVK
t.a.v. UBO-register trusts
Postbus 48
3500 AA Utrecht
Nederland
OF
KVK
t.a.v. UBO-register trusts
Sint Jacobsstraat 300
3511 BT Utrecht
Nederland
Deze procedure is alleen voor non-EU trustees bestemd. Voor trustees die woonachtig zijn in de EU geldt:
- Trustees die woonachtig of geregistreerd zijn in Nederland kunnen met gebruik van DigiD de registratie via deze website doen.
- Trustees die woonachtig of geregistreerd zijn in een ander Europees land dienen de registratie in het register van het desbetreffende land te doen.
Nee, registratieplicht geldt alleen voor trusts of soortgelijke juridische constructies die bestaan op het moment van inwerkingtreding van de Implementatiewet op 1 november 2022.
Nee dit is niet mogelijk. Registreren en wijzigen van gegevens van trusts of soortgelijke juridische constructies en de betrokken UBO’s is alleen mogelijk met gebruik van DigiD.
Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk dat de individuele begunstigden niet kunnen worden bepaald. In dat geval kan de groep van personen in wier belang de trust is opgericht als uiteindelijk belanghebbende worden aangemerkt. Zo kan er bijvoorbeeld sprake zijn van een dusdanig omvangrijke groep van begunstigden dat het identificeren van de individuele begunstigden onmogelijk is. Ook is het mogelijk dat de individuele begunstigden nog niet in beeld zijn omdat de begunstigden van een trust pas in de toekomst worden bepaald. In deze gevallen is het van belang dat de groep van natuurlijke personen nauwkeurig, aan de hand van specifieke kenmerken of naar categorie, wordt omschreven, zodat de individuele begunstigden bij uitbetaling of op het moment waarop de begunstigden hun definitieve rechten uitoefenen, alsnog kunnen worden achterhaald.
Daarnaast geldt dat wanneer het collectief beheren van vermogen plaatsvindt via een fonds voor gemene rekening dat kwalificeert als een icbe of beleggingsinstelling in de zin van de Wet op het financieel toezicht (Wft), dat dan in bepaalde gevallen de toegevoegde waarde van het registeren van iedere individuele begunstigde van dat fonds voor gemene rekening zeer beperkt is en leidt dit tot onnodig hoge administratieve lasten. Dat is het geval wanneer een dergelijk fonds voor gemene rekening (a) wordt aangeboden aan honderdvijftig personen of meer, (b) onder het toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) of De Nederlandsche Bank (DNB) valt, en (c) wordt beheerd door een beheerder die beschikt over een vergunning als bedoeld in artikel 2:65 of 2:69b, eerste lid, Wft.
In deze specifieke gevallen kan worden volstaan met de registratie van een groep begunstigden met een omschrijving van de groep in wier belang het fonds hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is. Bijvoorbeeld: «deelnemers beleggingsfonds».
Lees meer over het registreren van een groep.
De omvang van het economische belang dat een uiteindelijk belanghebbende heeft in een trust of soortgelijke juridische constructie ziet op de mate (uitgedrukt in percentages) waarin de goederen die in de trust of soortgelijke juridische constructie zitten het eigendom zijn of worden van een bepaalde uiteindelijk belanghebbende, waarbij het gaat om het percentage van alle goederen in de trust of soortgelijke juridische constructie. Het economisch belang dient te worden geregistreerd door aan te geven in welke van de volgende klassen dit belang valt:
a) 0 tot en met 25 procent;
b) ten minste 26 tot en met 50 procent;
c) ten minste 51 tot en met 75 procent; of
d) ten minste 76 tot en met 100 procent.
Het is niet mogelijk om een batchupload te doen. Per trust of soortgelijke juridische constructie dienen de UBO’s apart te worden geregistreerd.
Vragen over privacy
Nee, het raadplegen van gegevens is op dit moment niet mogelijk.
Wanneer het wettelijk is toegestaan zullen de Financiële inlichtingen eenheid (FIU) en bepaalde bevoegde autoriteiten zoals het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst alle geregistreerde informatie kunnen raadplegen. Daarnaast zal een deel van de geregistreerde informatie geraadpleegd kunnen worden door bepaalde instellingen, zoals banken en notarissen, die verplicht zijn cliëntenonderzoek te verrichten ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering.
Afgeschermde gegevens zullen geraadpleegd kunnen worden door de Financiële inlichtingen eenheid (FIU), bevoegde autoriteiten, banken, andere financiële ondernemingen en notarissen.
Wanneer het wettelijk is toegestaan zullen banken en andere instellingen in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) de volgende informatie kunnen raadplegen:
Van een UBO: de naam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het belang van een UBO.
Van een trust of soortgelijke juridische constructie: de naam, het type, de datum waarop deze tot stand is gekomen, de plaats waar deze tot stand is gekomen en het doel waarvoor deze tot stand is gebracht.
BSN of ander persoonsidentificatienummer, geboortedag, geboorteland, geboorteplaats, woonadres, e-mailadres, afschriften van documenten op grond waaruit de gegevens zijn geverifieerd (zoals bijvoorbeeld uw ID-bewijs) zijn alleen zichtbaar voor de Financiële inlichtingen eenheid (FIU) en bevoegde autoriteiten zoals het Openbaar Ministerie.
Sinds dinsdag 22 november 2022 zijn UBO-gegevens niet meer openbaar. Dit besluit is genomen naar aanleiding van de uitspraak van het Europese Hof van Justitie. Op een nader te bepalen moment wordt het onder andere voor bevoegde autoriteiten en Wwft instellingen mogelijk om een uittreksel uit het UBO-register trusts aan te vragen. Het is niet mogelijk voor particulieren en bedrijven om een uittreksel aan te vragen.
Van de trustee of diegene die in een soortgelijke juridische constructie een vergelijkbare rol vervult als een trustee in een trust en van de UBO’s van de trust of soortgelijke juridische constructie.
Het is alleen mogelijk om de persoonsgegevens van een UBO af te schermen wanneer aan één van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De UBO is minderjarig
- De UBO is handelingsonbekwaam (de UBO staat onder curatele of bewindvoering).
- De UBO staat onder overheidsbescherming/politiebescherming.
Bij handelingsonbekwaamheid dient u bij uw verzoek tot afscherming de uitspraak van de kantonrechter of - indien de UBO in het buitenland handelingsonbekwaam is verklaard - relevante buitenlandse documentatie mee te sturen.
De aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang kunnen niet afgeschermd worden.
De volgende persoonsgegevens worden opgenomen in het UBO-register trusts:
Naam, geboortedag, geboortemaand, geboortejaar, geboorteplaats, geboorteland, woonstaat, nationaliteit, BSN of ander persoonsidentificatienummer, aard en omvang van het economische belang, woonadres, e-mailadres, afschriften van documenten op grond waaruit de gegevens zijn geverifieerd (o.a. kopie ID-bewijs).
De AVG is op alle persoonsgegevens van toepassing. Een aantal rechten en plichten zijn niet van toepassing. Lees meer informatie over de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (Uavg) op de website van de Rijksoverheid.
Vragen over UBO's
UBO's (Ultimate Beneficial Owners, oftewel uiteindelijk belanghebbenden) zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over een trust of soortgelijke juridische constructie.
Als UBO van een trust of soortgelijke juridische constructie worden in elk geval de volgende natuurlijke personen beschouwd:
- de oprichter(s);
- de trustee(s);
- de protector(s), voor zover van toepassing;
- de begunstigden, of voor zover afzonderlijke begunstigden niet kunnen worden bepaald, de groep van personen in wier belang de trust of soortgelijke juridische constructie hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is; en
- elke andere natuurlijke persoon die directe of indirecte eigendom of via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de trust of soortgelijke juridische constructie uitoefent.
De UBO's van de trust of soortgelijke juridische constructie zijn bepaald door de trust of soortgelijke juridische constructie. KVK kan hier geen advies over geven.
U wordt als UBO altijd geregistreerd door de trustee of degene met een vergelijkbare positie in een soortgelijke juridische constructie. U krijgt van de registratie een bericht per e-mail.
Doe dit alsnog, dit kunt u als trustee doen via de optie: Beheren registratie(s), als u bent ingelogd met uw DigiD.
Ja, dit is mogelijk. U hoeft de gegevens van de UBO (identiteit) maar één keer op te voeren. Daarna kunnen aan deze UBO meerdere betrokkenheden worden toegevoegd (zoals oprichter, beheerder, begunstigde, etc.).
Het is niet mogelijk om een batchupload te doen. Per trust of soortgelijke juridische constructie dienen de UBO’s apart te worden geregistreerd.
Overige vragen
Heeft u aanvullende vragen en staat het antwoord niet op de website, dan kunt u via het contactformulier contact met ons opnemen.
De realisatie van een UBO-register voor trusts en soortgelijke juridische constructies is een verplichting uit de wijziging van de vierde Europese anti-witwasrichtlijn. Het register dient als hulpmiddel in het tegengaan van witwassen, belastingfraude, belastingontduiking, corruptie en financieren van terrorisme. De ministeries van Financiën en Justitie & Veiligheid vinden het van groot maatschappelijk belang dat daders van witwassen en van terrorismefinanciering hun identiteit niet verborgen kunnen houden achter verhullende juridische constructies. KVK beheert dit register in opdracht van het ministerie van Financiën en het ministerie van Justitie & Veiligheid.
Nee dit is niet mogelijk, registreren van de trust of soortgelijke juridische constructie en UBO's kan alleen via deze website.
Maak gebruik van MijnOverheid Berichtenbox voor al uw communicatie met het UBO-register trusts.
Activeer uw MijnOverheid Berichtenbox en maak gebruik van veilige, digitale communicatie met de Rijksoverheid.
De benodigde instellingen hiervoor kiest u op de pagina 'Instellingen' op de website van MijnOverheid.
In de lijst ‘Organisaties Berichtenbox’ selecteert u ‘Ministerie van Financiën (voorziening UBO-register trusts).
Na registratie van de trust of soortgelijke juridische constructie ontvangt u als UBO uw berichten in de MijnOverheid Berichtenbox.
Als u uw DigiD-inloggegevens niet meer weet, neem dan contact op met DigiD. Zij kunnen u helpen met het opvragen van uw inloggegevens.
Neem contact met ons op via het contactformulier en geef zo duidelijk mogelijk aan waar in het proces u de foutmelding krijgt of waar in het proces u hulp nodig heeft. Als u screenshots toevoegt aan het contactfomulier kunnen wij u sneller van dienst zijn.
Als de trust of soortgelijke juridische constructie niet meer bestaat, kunt u als trustee dit aanpassen wanneer u bent ingelogd. U gaat dan naar ‘mijn registraties’ en kiest voor de actie ‘opheffen’ van de betreffende trust of soortgelijke juridische constructie. Alle UBO’s krijgen hiervan bericht.
Neem eerst contact op met KVK om te bepalen of bezwaar indienen het juiste middel is. Ook tegen een weigering om een besluit te nemen (of het niet tijdig nemen van een besluit) kunt u bezwaar maken of in beroep gaan.
Bent u een trustee of mede-trustee? Dan kunt u een overlijden van een UBO of mede-trustee zelf doorgeven wanneer u bent ingelogd.
Is de trustee overleden en is er geen mede-trustee? Dan kunt u dit doorgeven aan ons via het contactformulier. Wij nemen dan contact met u op.
Als u een klacht heeft, dan kunt u deze aan ons doorgeven via het klachtenformulier.