De registratieplicht rust op de trustee/juridisch eigenaar zelf. Het is echter voor trustees/juridische eigenaren mogelijk om een ander een volmacht te geven op grond waarvan deze ander namens de volmachtgever de registratie kan verzorgen, mits:
(a) de trustee/juridische eigenaar beschikt over een Nederlandse DigiD en is ingeschreven op een Nederlands adres;
(b) de gevolmachtigde beschikt over een Nederlandse DigiD;
(c) de volmacht schriftelijk is verleend;
(d) een afschrift van de (originele) volmacht wordt geregistreerd; en
(e) de gevolmachtigde wordt geregistreerd als UBO (betrokkenheid ‘gevolmachtigde’) en een afschrift van een (geldig) identiteitsdocument van de gevolmachtigde wordt geregistreerd.
Volmachtverlening is op dit moment alleen mogelijk bij registraties van FGR’s (Fonds voor Gemene Rekening).
De hierboven onder (d) en (e) bedoelde afschriften zullen alleen toegankelijk zijn voor de FIU en bevoegde autoriteiten.
Het is goed om te benadrukken dat ook bij een volmachtverlening de registratieplicht op de trustee/juridisch eigenaar (volmachtgever) blijft rusten en dus ook de verantwoordelijkheid voor de naleving van die verplichting. Dat geldt ook ten aanzien van andere verplichtingen die op grond van wet- en regelgeving met betrekking tot dit register op de trustee/juridisch eigenaar rusten.
Het verlenen van een volmacht voor het verzorgen van de registratie van een trust of een soortgelijke juridische constructie en de uiteindelijk belanghebbenden daarvan betekent niet dat de trustee/juridisch eigenaar (volmachtgever) zelf niet langer een uiteindelijk belanghebbende is; de volmachtverlening betekent niet dat de gevolmachtigde als trustee/juridische eigenaar geregistreerd mag worden. De gevolmachtigde moet met betrokkenheid ‘gevolmachtigde’ worden geregistreerd.