Veelgestelde vragen

De registratieplicht geldt vanaf 1 november 2022. Omdat de registratieplicht nieuw is, wordt eenmalig een overgangsperiode gehanteerd. Deze overgangsperiode is verlengd. Dit betekent dat u tot 1 april 2023 de gelegenheid heeft om aan uw registratieplicht te voldoen (was voorheen 1 februari 2023).

Let op: vanaf 1 april 2023 geldt dat u binnen een week aan de registratieplicht moet voldoen. 

Om de trust of soortgelijke juridische constructie en de UBO’s hiervan te kunnen registreren heeft u het volgende nodig:

Uw ID-bewijs, de ID-bewijzen, adresgegevens, BSN of ander persoonsidentificatienummer en e-mailadressen van de UBO’s, uw DigiD inloggegevens en het trust document/akte.

Houd de volgende gegevens van uzelf en de UBO’s bij de hand, wanneer u de gegevens van de trust of soortgelijke juridische constructie en UBO’s gaat registreren in het register:

Van de UBO’s: de volledige naam, geboortedag, geboortemaand, geboortejaar, geboorteplaats, geboorteland, nationaliteit, woonadres, woonplaats, BSN of ander persoonsidentificatienummer, e-mailadres en de rol van elke UBO in de trust.

Van de trust of soortgelijke juridische constructie: de naam, het type, de datum waarop deze tot stand is gekomen, plaats van oprichting, het doel waarvoor deze tot stand is gebracht en afschriften van documenten op grond waarvan de gegevens zijn geverifieerd en blijken.

Nadat u de gegevens van de trust of soortgelijke juridische constructie en de UBO's hiervan heeft ingevoerd, krijgen alle UBO’s een brief (digitaal of per post) met een formeel besluit, waarin de gegevens staan van de UBO en de trust of soortgelijke juridische constructie waar de UBO aan is gekoppeld.

De registratieplicht rust op de trustee/juridisch eigenaar zelf. Het is echter voor trustees/juridische eigenaren mogelijk om een ander een volmacht te geven op grond waarvan deze ander namens de volmachtgever de registratie kan verzorgen, mits:

(a) de trustee/juridische eigenaar beschikt over een Nederlandse DigiD en is ingeschreven op een Nederlands adres;
(b) de gevolmachtigde beschikt over een Nederlandse DigiD;
(c) de volmacht schriftelijk is verleend;
(d) een afschrift van de (originele) volmacht wordt geregistreerd; en
(e) de gevolmachtigde wordt geregistreerd als UBO (betrokkenheid ‘gevolmachtigde’) en een afschrift van een (geldig) identiteitsdocument van de gevolmachtigde wordt geregistreerd.

Volmachtverlening is op dit moment alleen mogelijk bij registraties van FGR’s (Fonds voor Gemene Rekening).

De hierboven onder (d) en (e) bedoelde afschriften zullen alleen toegankelijk zijn voor de FIU en bevoegde autoriteiten. 
Het is goed om te benadrukken dat ook bij een volmachtverlening de registratieplicht op de trustee/juridisch eigenaar (volmachtgever) blijft rusten en dus ook de verantwoordelijkheid voor de naleving van die verplichting. Dat geldt ook ten aanzien van andere verplichtingen die op grond van wet- en regelgeving met betrekking tot dit register op de trustee/juridisch eigenaar rusten.

Het verlenen van een volmacht voor het verzorgen van de registratie van een trust of een soortgelijke juridische constructie en de uiteindelijk belanghebbenden daarvan betekent niet dat de trustee/juridisch eigenaar (volmachtgever) zelf niet langer een uiteindelijk belanghebbende is; de volmachtverlening betekent niet dat de gevolmachtigde als trustee/juridische eigenaar geregistreerd mag worden. De gevolmachtigde moet met betrokkenheid ‘gevolmachtigde’ worden geregistreerd.

Als u alle gegevens volledig heeft ingevoerd en de gevraagde documenten heeft geüpload, wordt uw registratie direct verwerkt.

Als u de trust of soortgelijke juridische constructie en UBO's niet registreert, kunnen er sancties opgelegd worden zoals bijvoorbeeld een boete.

Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst is verantwoordelijk voor de handhaving. KVK kan geen uitspraken doen over de gevolgen van het niet op tijd doorgeven van uw trust of soortgelijke juridische constructie en UBO's.

Bent u als trustee niet woonachtig in de EU en wilt u de trust of soortgelijke juridische constructie en de UBO’s hiervan registreren, dan dient u een account aan te vragen waarmee u kunt inloggen. Voor het aanvragen van een account kunt u op deze website een aanvraagformulier (PDF) downloaden. U dient dit formulier uit te printen, in te vullen en op te sturen naar het volgende adres:

KVK
t.a.v. UBO-register trusts
Postbus 48
3500 AA Utrecht
Nederland

Deze procedure is alleen voor non-EU trustees bestemd. Voor trustees die woonachtig zijn in de EU geldt:

- Trustees die woonachtig of geregistreerd zijn in Nederland kunnen met gebruik van DigiD de registratie via deze website doen.

- Trustees die woonachtig of geregistreerd zijn in een ander Europees land dienen de registratie in het register van het desbetreffende land te doen.

Nee, registratieplicht geldt alleen voor trusts of soortgelijke juridische constructies die bestaan op het moment van inwerkingtreding van de Implementatiewet op 1 november 2022. 
 

Nee dit is niet mogelijk. Registreren en wijzigen van gegevens van trusts of soortgelijke juridische constructies en de betrokken UBO’s is alleen mogelijk met gebruik van DigiD. 

In bepaalde gevallen mag in plaats van de individuele begunstigden, een groep personen geregistreerd worden in wier belang de trust of soortgelijke juridische constructie hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is. Daarbij geldt o.a. de eis “dat wordt aangeboden aan honderdvijftig personen of meer”. Hiermee wordt bedoeld dat indien de te registreren of geregistreerde soortgelijke juridische constructie een fonds voor gemene rekening is dat wordt aangeboden aan honderdvijftig personen of meer en wordt beheerd door een beheerder waaraan een vergunning als bedoeld in artikel 2:65 of artikel 2:69b, eerste lid, van de Wet op het financieel toezicht is verleend, mag worden volstaan met het registreren van de groep van natuurlijke personen in wier belang dit fonds voor gemene rekening hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is. Lees meer over het registreren van een groep. 

De omvang van het economische belang dat een uiteindelijk belanghebbende heeft in een trust of soortgelijke juridische constructie ziet op de mate (uitgedrukt in percentages) waarin de goederen die in de trust of soortgelijke juridische constructie zitten het eigendom zijn of worden van een bepaalde uiteindelijk belanghebbende, waarbij het gaat om het percentage van alle goederen in de trust of soortgelijke juridische constructie. Het economisch belang dient te worden geregistreerd door aan te geven in welke van de volgende klassen dit belang valt:
a)  0 tot en met 25 procent;
b)  ten minste 26 tot en met 50 procent;
c)  ten minste 51 tot en met 75 procent; of
d)  ten minste 76 tot en met 100 procent.
 

De Financiële inlichtingen eenheid (FIU) en bepaalde bevoegde autoriteiten zoals het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst kunnen alle geregistreerde informatie raadplegen. Daarnaast kan een deel van de geregistreerde informatie geraadpleegd worden door bepaalde instellingen, zoals banken en notarissen, die verplicht zijn cliëntenonderzoek te verrichten ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering.
 

Afgeschermde gegevens kunnen geraadpleegd worden door de Financiële inlichtingen eenheid (FIU), bevoegde autoriteiten, banken, andere financiële ondernemingen en notarissen.

Van de trustee en UBO’s van de trust of soortgelijke juridische constructie.

De volgende persoonsgegevens worden opgenomen in het UBO-register trusts:

Naam, geboortedag, geboortemaand, geboortejaar, geboorteplaats, geboorteland, woonstaat, nationaliteit, BSN of ander persoonsidentificatienummer, aard en omvang van het economische belang, woonadres, e-mailadres, afschriften van documenten op grond waaruit de gegevens zijn geverifieerd (o.a. kopie ID-bewijs).

Banken en andere instellingen in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) kunnen de volgende informatie raadplegen:

Van een UBO: de naam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het belang van een UBO.

Van een trust of soortgelijke juridische constructie: de naam, het type, de datum waarop deze tot stand is gekomen, de plaats waar deze tot stand is gekomen en het doel waarvoor deze tot stand is gebracht.

BSN of ander persoonsidentificatienummer, geboortedag, geboorteland, geboorteplaats, woonadres, e-mailadres, afschriften van documenten op grond waaruit de gegevens zijn geverifieerd (zoals bijvoorbeeld uw ID-bewijs) zijn alleen zichtbaar voor de Financiële inlichtingen eenheid (FIU) en bevoegde autoriteiten zoals het Openbaar Ministerie.

De AVG is op alle persoonsgegevens van toepassing. Een aantal rechten en plichten zijn niet van toepassing. Lees meer informatie over de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (Uavg) op de website van de Rijksoverheid.

Het is alleen mogelijk om de persoonsgegevens van een UBO af te schermen wanneer aan één van de volgende voorwaarden wordt voldaan:

- De UBO is minderjarig

- De UBO is handelingsonbekwaam (de UBO staat onder curatele of bewindvoering). 

- De UBO staat onder overheidsbescherming/politiebescherming.

Bij handelingsonbekwaamheid dient u bij uw verzoek tot afscherming de uitspraak van de kantonrechter of - indien de UBO in het buitenland handelingsonbekwaam is verklaard - relevante buitenlandse documentatie mee te sturen.

De aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang kunnen niet afgeschermd worden.

UBO's (Ultimate Beneficial Owners, oftewel uiteindelijk belanghebbenden) zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over een trust of soortgelijke juridische constructie.

Als UBO van een trust of soortgelijke juridische constructie worden in elk geval de volgende natuurlijke personen beschouwd:

- de oprichter(s);

- de trustee(s);

- de protector(s), voor zover van toepassing;

- de begunstigden, of voor zover afzonderlijke begunstigden niet kunnen worden bepaald, de groep van personen in wier belang de trust of soortgelijke juridische constructie hoofdzakelijk is opgericht of werkzaam is; en 

- elke andere natuurlijke persoon die directe of indirecte eigendom of via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de trust of soortgelijke juridische constructie uitoefent.

De UBO's van de trust of soortgelijke juridische constructie zijn bepaald door de trust of soortgelijke juridische constructie. KVK kan hier geen advies over geven.

U wordt als UBO altijd geregistreerd door de trustee of degene met een vergelijkbare positie in een soortgelijke juridische constructie. U krijgt van de registratie een bericht per e-mail.

Doe dit alsnog, dit kunt u als trustee doen via de optie: Beheren registratie(s), als u bent ingelogd met uw DigiD.

Ja, dit is mogelijk. U hoeft de gegevens van de UBO (identiteit) maar één keer op te voeren. Daarna kunnen aan deze UBO meerdere betrokkenheden worden toegevoegd (zoals oprichter, beheerder, begunstigde, etc.).

Het is niet mogelijk om een batchupload te doen. Per trust of soortgelijke juridische constructie dienen de UBO’s apart te worden geregistreerd.

Heeft u aanvullende vragen en staat het antwoord niet op de website, dan kunt u via het contactformulier contact met ons opnemen. Op dit moment is het erg druk. Wij beantwoorden uw vraag zo spoedig mogelijk.

De realisatie van een UBO-register voor trusts en soortgelijke juridische constructies is een verplichting uit de wijziging van de vierde Europese anti-witwasrichtlijn. Het register dient als hulpmiddel in het tegengaan van witwassen, belastingfraude, belastingontduiking, corruptie en financieren van terrorisme. De ministeries van Financiën en Justitie & Veiligheid vinden het van groot maatschappelijk belang dat daders van witwassen en van terrorismefinanciering, hun identiteit niet verborgen kunnen houden achter verhullende juridische constructies. KVK beheert dit register in opdracht van het ministerie van Financiën en het ministerie van Justitie & Veiligheid.

Nee dit is niet mogelijk, registreren van de trust of soortgelijke juridische constructie en UBO's kan alleen via deze website.

Maak gebruik van MijnOverheid Berichtenbox voor al uw communicatie met het UBO-register trusts.

Activeer uw MijnOverheid Berichtenbox en maak gebruik van veilige, digitale communicatie met de Rijksoverheid. 

De benodigde instellingen hiervoor kiest u op de pagina 'Instellingen' op de website van MijnOverheid.
In de lijst ‘Organisaties Berichtenbox’ selecteert u ‘Ministerie van Financiën (voorziening UBO-register trusts). 

Na registratie van de trust of soortgelijke juridische constructie ontvangt u als UBO uw berichten in de MijnOverheid Berichtenbox.

Als u uw DigiD-inloggegevens niet meer weet, neem dan contact op met DigiD. Zij kunnen u helpen met het opvragen van uw inloggegevens. 

Neem contact met ons op via het contactformulier en geef zo duidelijk mogelijk aan waar in het proces u de foutmelding krijgt of waar in het proces u hulp nodig heeft. Op dit moment is het erg druk. Wij beantwoorden uw vraag zo spoedig mogelijk.

Als de trust of soortgelijke juridische constructie niet meer bestaat, kunt u als trustee dit aanpassen wanneer u bent ingelogd. U gaat dan naar ‘mijn registraties’ en kiest voor de actie ‘opheffen’ van de betreffende trust of soortgelijke juridische constructie. Alle UBO’s krijgen hiervan bericht.

Sinds dinsdag 22 november 2022 zijn UBO-gegevens niet meer openbaar. In de loop van 2023 wordt het onder andere voor bevoegde autoriteiten mogelijk om een KVK uittreksel UBO-register trusts aan te vragen. Het is niet mogelijk voor particulieren en bedrijven om een uittreksel aan te vragen. Dit besluit is genomen naar aanleiding van de uitspraak van het Europese Hof van Justitie.

Neem eerst contact op met KVK om te bepalen of bezwaar indienen het juiste middel is. Ook tegen een weigering om een besluit te nemen (of het niet tijdig nemen van een besluit) kunt u bezwaar maken of in beroep gaan.

Bent u een trustee of mede-trustee? Dan kunt u een overlijden van een UBO of mede-trustee zelf doorgeven wanneer u bent ingelogd.
Is de trustee overleden en is er geen mede-trustee? Dan kunt u dit doorgeven aan ons via het contactformulier. Wij nemen dan contact met u op.

Als u een klacht heeft, dan kunt u deze aan ons doorgeven via het klachtenformulier.