Bent u trustee, juridisch eigenaar of beheerder? Dan moet u de registratie zelf doen. Dat is uw wettelijke plicht.

Kunt of wilt u dat niet zelf doen? Dan mag u iemand anders machtigen. Die persoon doet de registratie dan namens u. Dat heet een volmacht. De persoon die u machtigt, noemen we de gevolmachtigde.

Wanneer mag u iemand machtigen?

U mag een volmacht geven als u aan deze 5 voorwaarden voldoet:

  1. U heeft een BSN én staat ingeschreven op een Nederlands adres. Of u heeft een geactiveerd persoonlijk account voor trustees.
  2. De gevolmachtigde heeft een Nederlandse DigiD.
  3. U legt de volmacht schriftelijk vast.
  4. U registreert een kopie van de originele volmacht.
  5. U registreert de gevolmachtigde met de rol 'gevolmachtigde'. Daarvoor upload u een kopie van de volmacht en vult u de persoonsgegevens in.

Wat doen wij met de gegevens van de gevolmachtigde?

Wij gebruiken de persoonsgegevens en de kopieën van de gevolmachtigde alleen om de registratie mogelijk te maken. Wij geven deze gegevens niet aan anderen. 

De volmacht is een trustdocument

De kopie van de volmacht die u registreert, is altijd een trustdocument. Alleen bevoegde autoriteiten mogen dit document bekijken. In het Implementatiebesluit staat welke autoriteiten dat zijn.

Let op: u blijft zelf verantwoordelijk

Ook als u iemand machtigt, blijft de registratieplicht bij u. U bent er dus zelf verantwoordelijk voor dat de registratie op tijd en goed gebeurt. Dat geldt ook voor de andere verplichtingen die u volgens de wet heeft voor dit register.

Let op: de gevolmachtigde neemt uw rol niet over

Een volmacht verandert niets aan uw eigen rol:

  • U blijft zelf UBO (uiteindelijk belanghebbende).
  • De gevolmachtigde mag niet worden geregistreerd als trustee, juridisch eigenaar of beheerder.
  • U registreert de gevolmachtigde altijd met de rol 'gevolmachtigde'. De gevolmachtigde is dus géén UBO.